Cómo hacer el advance de un show sin aprenderlo por las malas: qué confirmar con el venue antes de la fecha, el día de show que protege hora por hora y dónde vive el advance en The Artist Blueprint.
La camioneta llega a las 4:15 para una carga de equipo a las 4:00, y la banda cree que va bien, porque el correo decía "en la tarde". No hay amplificador de bajo: la banda creía que el venue tenía backline y el venue creía que la banda traía el suyo. El acompañante del baterista no está en la lista. A medianoche, la liquidación trae una línea que nadie platicó: un porcentaje de la mercancía.
Cada uno de esos problemas se arreglaba una semana antes con un correo. Ese correo es el advance, y saber cómo hacer el advance de un show es la habilidad menos glamorosa de la música en vivo y una de las más valiosas. Hacer el advance es confirmar con el venue o el promotor toda la logística de la fecha antes de llegar: horarios, equipo, personas y dinero.
Qué cubre un advance
El advance es una conversación, casi siempre con el jefe de producción del venue y con quien te contrató, que termina en una sola hoja en la que todos están de acuerdo. Mándalo una semana antes o más, con más anticipación si es festival o un lugar grande, y adjunta tu stage plot y tu lista de canales para que el ingeniero planee antes de que llegues. Si esa información vive en el correo de una sola persona, tienes el problema de las herramientas dispersas en su versión más cara.
Abajo está el día de show que protege un advance, hora por hora. Los horarios son un ejemplo; los tuyos salen del propio advance.
3:00 p. m. Carga de equipo
Confirma la hora exacta, por qué puerta se entra, dónde se estaciona la camioneta y cuánto tiempo hay para descargar. "En la tarde" no es una hora, y una carga tarde se come la prueba de sonido.
4:30 p. m. Prueba de sonido
Confirma por escrito qué backline pone el venue, y manda antes el stage plot y la lista de canales. Así la prueba es para la mezcla y no para buscar un amplificador o una caja directa que falta.
6:00 p. m. Camerino y el lugar
Camerino, comida o viáticos, bebidas, wifi y dónde va la mesa de mercancía. Detalles chicos, pero deciden si la banda toca con hambre y si la mercancía termina detrás de una columna.
7:00 p. m. Puertas y lista de invitados
Acuerda cuántos invitados tienes y a qué hora debe llegar la lista a la puerta. Manda los nombres completos como aparecen en la identificación, contando acompañantes.
9:15 p. m. Tu set
Confirma la hora, la duración del set y el horario de cierre. Si el lugar tiene un cierre estricto, arma el setlist para que quepa, con una canción que puedas quitar si los teloneros se alargan.
11:30 p. m. Liquidación
Confirma el trato por escrito antes de la noche: una garantía fija, un porcentaje de la taquilla, o una garantía contra un porcentaje de la taquilla, lo que pague más, además de cualquier condición del venue sobre la mercancía. Así la liquidación es aritmética y no una negociación a medianoche.
Es el mismo proceso de una gira de estadios, solo con números más grandes y más gente copiada en el correo.
Cómo hacer el advance de un show en The Artist Blueprint
Las capturas vienen de las campañas de ejemplo de la cuenta demo, un show y una gira, así que los nombres y números son de ejemplo. La plataforma está en inglés, así que uso el nombre de cada pantalla tal como aparece.
En una campaña de show en vivo, cada fecha tiene su propio plan dividido en cuatro etapas: plan, promote, perform y close. Ticket sales compara los boletos vendidos contra la capacidad, y una tarjeta llamada The show on paper toma lo que sepas de ingresos y costos proyectados y calcula la ganancia neta y el punto de equilibrio. Un control de presupuesto lleva los costos reales contra ese plan conforme llegan las facturas. La pestaña Overview de la campaña marca los shows que no tienen advance cuando se acerca la fecha.
Cada show, y cada fecha de una gira, también tiene una página pública para promoverlo. Sincroniza tu link de Ticketmaster, acepta los links extra que quieras agregar, deja que los fans se registren y da indicaciones para llegar al venue. La publicas y la compartes directo en tus redes.
En una gira, cada fecha guarda lo básico de lo que parte tu advance: venue, ciudad, fecha, capacidad del lugar, cuándo se anuncia, cuándo salen los boletos a la venta, el link de boletos y un estatus de planning, confirmed o completed.
La vista de la ruta suma toda la gira: fechas, ciudades, ganancia neta proyectada después de costos y la mezcla de tratos entre garantías, garantías contra taquilla y porcentajes de taquilla, con un aviso cuando dos ciudades quedan demasiado lejos para manejar entre shows.
Para la etapa perform, el constructor de setlist suma la duración de tu set contra una meta, con tonalidad, tempo y energía de cada canción, así que recortar para respetar el cierre es una decisión rápida.
El editor de stage plot te deja acomodar músicos, instrumentos, micrófonos, monitores y tarimas en el escenario, y está pensado para mandarse al venue, al ingeniero y a tu equipo antes de la carga. En una gira armas uno para cada fecha.
En la noche del show, Run the night cubre show day, door y settle. La puerta está cerrada hasta que la activas, lo que te deja manejar la lista de invitados y genera un link para registrar entradas, y la lista cuenta quién ya entró, acompañantes incluidos. Ese link de puerta en vivo es con el que llevas la lista VIP durante la noche y al cerrar el show.
Y la gente con la que haces el advance vive en Blackbook, dentro de HQ: cada venue, agente, publicista y representante de disquera en un solo lugar, para que el número del jefe de producción no quede enterrado en un correo del año pasado.
Los mejores shows se ven fáciles desde la pista. Esa facilidad se escribió en un correo una semana antes.
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