Darle acceso a tu mánager a tus cuentas no significa mandarle contraseñas. Spotify for Artists, YouTube e Instagram ya ofrecen accesos para equipos, y hay cuentas que nunca deberían salir de tu nombre.
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Llega a las 11 de la noche, de alguien en quien confías, sobre algo que de verdad hay que hacer. La respuesta fácil, pegar una contraseña en el chat, es la que más problemas causa después.
Esta es una guía corta para darle acceso a tu mánager a tus cuentas de la forma correcta: cuáles compartir, cómo compartirlas sin entregar una contraseña y qué debe quedarse a tu nombre, sin importar quién esté en tu equipo.
¿Por qué no nomás mandar la contraseña?
Porque una contraseña le da todo a cualquiera que la tenga, mientras no la cambies, sin registro de quién hizo qué. Cuando la relación va bien, se siente normal. Cuando se acaba, te toca cambiar contraseñas en una docena de servicios, esperando no olvidar ninguna. Un acceso bien dado se limita al trabajo, y lo puedes quitar en un minuto.
¿Qué cuentas puedo compartir sin dar la contraseña?
Más de las que crees. Spotify for Artists te deja invitar a tu equipo con tres niveles de acceso: Admin, Editor y Reader, así aparecen en inglés. Según la ayuda de Spotify, los niveles Admin y Editor pueden hacer pitch de próximos lanzamientos y crear campañas, Reader solo ve estadísticas y perfiles, y un nivel aparte, Team Admin, es el único que puede invitar o quitar gente y ver la actividad del equipo.
YouTube Studio deja que el propietario del canal agregue a alguien que puede gestionar permisos, a alguien que puede editar pero no gestionar permisos y a alguien que solo puede ver, además de versiones limitadas que ocultan los datos de ingresos, como documenta Google.
Instagram tiene una función de acceso compartido justo para esto, y su centro de ayuda explica cómo funciona.
Darle acceso a tu mánager a tus cuentas, con el nivel correcto
El nivel que el trabajo necesita, y ni uno más. Un mánager que hace pitch de lanzamientos y corre campañas necesita acceso de Editor en Spotify for Artists, no de Admin por default. El poder de agregar y quitar gente es una decisión en serio, no una casilla que se marca sin pensar. Quédatelo tú, a menos que haya una razón clara para darlo.
¿Qué debe quedarse siempre a mi nombre?
Las cuentas que tienen propiedad o dinero. Tu cuenta de distribuidora, donde viven tus lanzamientos y tus pagos. Tus registros con tu sociedad de gestión y con cualquier administrador editorial. Los datos bancarios en cada plataforma que te paga. Y el correo al que se recuperan todas las demás cuentas, que es el que la gente olvida.
Un mánager puede trabajar dentro de todas con acceso delegado, o contigo presente. Ninguna debería estar registrada a nombre de nadie más que tú o tu propia empresa.
¿Y si quien pide acceso es mi disquera?
Aplica el mismo principio, con más en juego. Tu contrato puede decir algo específico sobre quién controla qué cuentas o datos, así que léelo antes de que alguien cambie algo. Si tú eres quien maneja la disquera, el lado administrativo de ese trabajo es su propia disciplina.
¿Qué pasa cuando dejamos de trabajar juntos?
Si el acceso se dio bien, lo quitas y listo. En Spotify for Artists, quien es Team Admin quita al integrante del equipo. En YouTube, el propietario o quien gestiona permisos quita el rol. Si alguna vez se compartieron contraseñas, cámbialas todas, empezando por ese correo, y activa la verificación en dos pasos de una vez.
¿Y en The Artist Blueprint?
Funciona como debería funcionar en todos lados. La cuenta es del artista. Tus campañas se crean y se guardan en tus propios paneles, y tú invitas a tu equipo a entrar en lugar de pasarle un login a nadie. Cuántas personas puedes invitar depende de tu plan, y la página de precios lo explica. Si un mánager se va, las campañas se quedan donde estaban: contigo.
Mánagers que están leyendo esto: la versión de este consejo para quien maneja un roster empieza desde su lado de la mesa.
La próxima vez que el mensaje de noche te pida un login, manda una invitación. Toma dos minutos, y es lo más profesional que cualquiera de los dos va a hacer esa semana.
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